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 2009/09/09 第2回勉強会
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企業におけるワークライフバランス研究部会 第2回勉強会

(IT委員会共催)

 
前回は、潟rーコムコーポレーション 三ツ谷社長を講師にお招きし、ファイリング方法等、アナログ面を中心に、「時間効率化」の勉強会を実施しました。
 
今回は、同じ「時間効率化」について、デジタル面からに焦点を絞り、IT委員会委員長、潟_ンクソフトの星野社長から、お話を伺いました。
 
■開催日時
 平成21年9月9日(水) 18:30〜20:00
■開催場所
 社団法人関東ニュービジネス協議会会議室
■参加人数
 14名
 

■内  容

  テーマ:

「あなたの会社のデジタル度」
 〜時間泥棒をどう防ぐか〜?

▲星野社長

  講 師:

潟_ンクソフト

 代表取締役社長 星野 晃一郎

 
まずは、3グループに分かれ、自己紹介と「あなたの会社のデジタル度チェック」。
 

▲真剣にチェック項目を考えます。

 

結構当てはまっちゃいますよね〜。

 
その後、星野社長からは、実際にこの数年間で、ダンクソフト社で実効性のあった、デジタル化による効率アップ策について、紹介がありました。
 
DUNKSOFTの事例1.現金をなくす
経費精算に対する支払いを給与とまとめて支払うことにし、現金は一切取り扱わない。
こうすると、経理担当の事務処理時間は大幅に削減でき、担当者も不要になった。

2.申請書類のデジタル化(ペーパーレス)
人事関係を含む、全ての申請を、システム化。ワークフローを作成し、電子決済。
プライバシーマーク管理書類も全て電子化。

3.個人の引き出しをなくす(ペーパーレス)
すべての家具をIKEAにし、引き出しなしのタイプに入れ替え。個人ファイリングは、ロッカーにボックスで置いて、入退出時に自分で管理。

この「個人引き出し不要説」は、後に行った意見交換の際、非常に賛同者が多かったですね。

4.大型のコピー機を置かない
コピーが必要な書類はスキャナーで電子化。安価な上に、場所もとらず、慣れてしまえば、特に不都合は感じない。

5.FAX
営業のFAXで、見ないで捨てることの方が多い。履歴を残す、それを検索するには、電子メールの方が便利。

6.手帳
最近はiPhoneで、会社のExchageServerで、全員と予定表の共有ができ、外出中も更新でき、一段と便利に。

7.議事録
会議前には、事前にアジェンダを共有サーバーにアップ。出席者は、それを予め見た上で、意見を用意して参加。会議室には大型モニターを設置し、議事進行中に、アジェンダを投影、その場で更新しながら、議事録も作成。

8.ホワイトボード
磁石付きで貼れるタイプのホワイトボードを利用。いろいろな場所で会議が可能。
手書きしたものを、終わって必要な場合には、デジカメで撮影し、記録はそれで充分なことがほとんど。

9.タイムカード
勤務時間管理は、Suica、PASMOとASPソフトの組み合わせ。部屋のカギとしても利用。

10.バックアップ
サーバーにあるデータは、専門のデータセンターでバックアップ。
作業した時間が全てゼロになる危険回避のため、データ保存は極めて重要と認識し、24時間、365日、東京が停電になって電源供給される等万全の対策をしている。

 
 
これらを、現実的にどのように行っているのか。
耳で聞いてわかるものと、わかったようなわからないようなものと…

そんなモヤモヤを解消すべく、9月28日(月)には、実際に会社を訪問し、どう実践されているか、を見学させていただくことに!

まさに「百聞は一見に如かず」でした!

 

個人引き出しのないデスク

驚くべきことに、こうした取り組みの多くは、社員からの提案で実現化されたものだとか。

これから、日本社会は、子育て、介護等、さまざまな問題を抱え、いかに仕事の時間を短縮し、その上で生産性を高めるかが、非常に重要になってきます。
「時間は人生のために」。

その社長の想いを、社員がしっかりと受け止め、実践していく―。

今回、社長と社員のセットで参加された株式会社アインザさんは、これを機に社内のデジタル化を推進していくことを決意。
そのbefore、after についても、当部会にて、ご紹介していく予定です。
果たして、今回の決意は、順調に実行されていくのか。乞うご期待!

 

大型モニター画面を利用し会議を進行

 

作業効率を上げるため複数モニターを

使う星野社長のデスク

 

星野社長、貴重なお話と会社見学、どうもありがとうございました!

 

              ▲高橋ゆき部会長                                                    

 
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